Przewodnik dla organizatora turnieju ZSF

PRZED

1. Zgłoś chęć organizacji turnieju w grupie liderów ‘Kontakt ZSF’
(podaj termin i miejsce zawodów).
2. Zaczekaj na akceptację terminu przez Zarząd ZSF.
3. ZSF uzupełni kalendarz na stronie www ZSF o Twoje wydarzenie. W social mediach również pojawi się informacja o Twoim turnieju.
4. Mailowo zawnioskuj o udostępnieniu sprzętu:

• EJS – Elektroniczny System Pomiaru Czasu (tzw. światła) oraz najazdy (listwy) do przykrycia kabli,
• komputera,
• miarki oraz czytnika czipów,
• namiotów (3 szt.),
• hopek (2 tory),
• band i tyczek do ich montażu,
• tablicy wyników,
• ram oraz wkrętów do mocowania boksów (2 szt.),
• flag dla sędziów boksowych (2 szt.),
• znaczników metrów.

5. Większość z powyższego sprzętu zostanie bezpłatnie wysłana na palecie pod wskazany adres.
Zapamiętaj jak był zapakowany i przy odsyłce postaraj się zapakować go tak samo.
Za odbiór sprzętu odpowiedzialny jest Zarząd ZSF. Drużyna nie ponosi żadnych kosztów transportu.
Sprzęt: EJS, komputer, miarka i czytnik czipów, zostaną dowiezione w dniu zawodów, rozstawione przez osoby za to odpowiedzialne.
*Za system EJS odpowiada Jan Doliński (Fractal FT), za komputer, miarkę i czytnik, Monika Karczewska (Fractal FT).
6. Ogłoś zawody (zazwyczaj wydarzeniem na FB), udostępnij wszelkie informacje, również o wysokości wpisowego od każdej drużyny (kwota 300 zł jest kwotą sugerowaną – możesz ją podnieść lub obniżyć) oraz formularz zapisu dla drużyny (używaj wyłącznie wersji ze strony ZSF [formularz]).
Podaj termin zgłaszania się na turniej.
7. Zweryfikuj numery licencji psów, numery drużyn oraz fakt opłaconej licencji zawodniczej na dany rok kalendarzowy – w razie wątpliwości skontaktuj się z Marią Sołonczak (Synergy FT). 
8. Po zamknięciu zapisów, dokonaj podziału na dywizje, ale przed publikacją skonsultuj go z koordynatorkami sędziów (sedziowiezsf@gmail.com). Opublikuj formułę turnieju, podział na dywizje, czasy BO (pamiętaj o indywidualnych BO dla drużyn, które zgłoszoną wolniejszy seed time niż najlepszy ich czas w sezonie) oraz CT i liczbę falstartów.
9. Wszystkie zgłoszenia drużyn wyślij mailem do Moniki, ona przygotuje plan meczów.
10. Opublikuj plan meczów.
11. Przygotuj program turnieju z uwzględnieniem koniecznych przerw oraz podaj imię i nazwisko dyrektora turnieju.
12. Każdą zmianę w zgłoszeniach drużyn, np. zmiany psów, handlerów czy rezygnacja drużyny z turnieju, wyślij do Moniki.
13. Pamiętaj o zapewnieniu dostępu do monitora i drukarki, zadbaj o krzesła dla sędziów boksowych oraz miarę do zmierzenia toru (minimum 20 m). Do zamontowania ram do podłoża niezbędna jest wkrętarka oraz bit gwiazdka rozmiar 40. Wydrukuj konieczne dokumenty (rekord Polski, karta pomiaru psów – choć ją można wypełniać na komputerze). 
14. Zapewnij po 8 trofeów dla każdej drużyny z podium danej dywizji.
15. Przygotuj obrandowanie ringu zgodnie z wymogami ZSF [szczegóły].

W TRAKCIE

1. Na odprawie sędziowskiej w pierwszym dniu zawodów przekaż w gotówce wynagrodzenie sędziom liniowym oraz głównym i skompletuj podpisy potwierdzające ten fakt (wzór rozliczenia tutaj).
2. Uzupełniając kartę pomiaru psów zadbaj o poprawne wpisanie całego numeru chipa danego psa.
3. Dbaj o wypełnianie tabel z wynikami (RR i ST) oraz diagramów DE.
4. Pod koniec zawodów, papierowe karty wyników, przekaż Ali Suszce (Fractal FT).

PO – rozlicz się z zawodów

1. ZSUMUJ:

• liczba drużyn x 100 zł
• liczba handlerów bez licencji x 50 zł

2. ODEJMIJ od tego wynagrodzenia sędziów

• liczba liniowych x 80 zł
• liczba głównych x 160 zł

3. Końcową kwotę przelej na konto ZSF do 10 dni roboczych.
4. Do 5 dni roboczych po zakończeniu zawodów wyślij na adres mailowy zarządu JEDNEGO maila zawierającego:

• kartę pomiaru psów podpisaną przez sędziów,
• karty czasowe drużyn (z EJS),
• zapis EJS,
• rozliczenie wynagrodzeń sędziowskich wraz z ich podpisami,
• plik (np. Excel) zawierający informacje dotyczące opłat (punkt 1 i 2) – pamiętaj o wpisaniu nazwisk handlerów bez opłaconej licencji zawodniczej.

W razie pytań kontaktuj się z Zarządem ZSF!