Przewodnik dla organizatora turnieju ZSF

PRZED

1. Zgłoś chęć organizacji turnieju w grupie liderów ‘Kontakt ZSF’
(podaj termin i miejsce zawodów).
2. Zaczekaj na akceptację terminu przez Zarząd ZSF.
3. ZSF uzupełni kalendarz na stronie www ZSF o Twoje wydarzenie. W social mediach również pojawi się informacja o Twoim turnieju.
4. Mailowo zawnioskuj o udostępnieniu sprzętu i przekaż informacje dotyczące adresu wysyłki.
Sprzęt:

• EJS – Elektroniczny System Pomiaru Czasu (tzw. światła)
• najazdy (listwy) do przykrycia kabli,
• komputer,
• miarka oraz czytnik czipów,
• namioty (3 szt.),
• hopki (2 tory),
• bandy i tyczki do ich montażu,
• tablica wyników,
• ramy oraz wkręty do mocowania boksów (2 szt.),
• flagi dla sędziów boksowych (2 szt.),

5. Większość z powyższego sprzętu zostanie bezpłatnie wysłana na palecie pod wskazany adres.
Przy rozpakowywaniu palety wypełnij protokół zdawczo-odbiorczy.
Zapamiętaj jak sprzęt był zapakowany i przy wysyłce postaraj się zapakować go tak samo.
Jeżeli paleta będzie uszkodzona, konieczne jest zrobienie zdjęcia i natychmiastowy kontakt z Zarządem ZSF.
Za zlecenie wysyłki sprzętu odpowiedzialny jest Zarząd ZSF (Sebastian Kołaczyk).
Klub organizujący zawody nie ponosi żadnych kosztów transportu.
Sprzęt: EJS, komputer, miarka i czytnik czipów, zostaną dowiezione w dniu zawodów, rozstawione przez osoby za to odpowiedzialne.
*Za system EJS odpowiada Szymon Giemza, za komputer Michał Trzaska, za miarkę i czytnik, Monika Karczewska.
6. Ogłoś zawody (zazwyczaj wydarzeniem na FB), udostępnij wszelkie informacje, również o wysokości wpisowego od każdej drużyny oraz formularz zapisu dla drużyny (po najaktualniejszą wersję zgłoś się do zarządu). Podaj termin zamknięcia zgłoszeń.
7. Kup spraye do malowania toru lub taśmy do łączenia mat (w zależności od rodzaju nawierzchni) za maksymalnie 250 zł brutto. Weź fakturę na dane ZSF i wyślij ją na maila zarządu razem z informacją, na jakie konto zwrócić wydaną kwotę.

PO ZAMKNIĘCIU ZAPISÓW

1. Dokonaj podziału na dywizje, ale przed publikacją skonsultuj go z Koordynatorkami ds. sędziów (sedziowiezsf@gmail.com Moniką Karczewską, Dorotą Ważyńską). Niezwłocznie, a najpóźniej 7 dni przed turniejem opublikuj formułę turnieju, podział na dywizje, czasy BO (pamiętaj o indywidualnych BO dla drużyn, które zgłoszoną wolniejszy seed time niż najlepszy ich czas w sezonie) oraz CT i liczbę falstartów.
2. Zweryfikuj numery licencji psów, opłacenie ich licencji na sezon, numery drużyn oraz fakt opłaconej licencji zawodniczej na dany rok kalendarzowy – w razie wątpliwości skontaktuj się z Marią Sołonczak. 
3. Wszystkie zgłoszenia drużyn wyślij mailem na adres zarządu oraz do Michała Trzaski (zgloszenia@flyballpolska.org), on przygotuje plan meczów. 
4. Opublikuj plan meczów – najpóźniej 2 dni przed zawodami.
5. Przygotuj harmonogram turnieju z uwzględnieniem koniecznych przerw oraz podaj imię i nazwisko dyrektora turnieju.
6. Każdą zmianę w zgłoszeniach drużyn, np. zmiany psów, handlerów czy rezygnacja drużyny z turnieju, wyślij do Zarządu oraz do Michała Trzaski.
7. Pamiętaj o zapewnieniu dostępu do monitora i drukarki, zadbaj o krzesła dla sędziów boksowych oraz miarę do zmierzenia toru (minimum 20 m). Do zamontowania ram do podłoża niezbędna jest wkrętarka oraz bit gwiazdka rozmiar 40. Wydrukuj konieczne dokumenty (rekord Polski, kartki dla sędziów liniowych: NT, BO, CT, BRAK SKŁADU). 
8. Zapewnij po 8 trofeów dla każdej drużyny z podium danej dywizji.
9. Przygotuj obrandowanie ringu zgodnie z wymogami ZSF [szczegóły].

W TRAKCIE

1. Na odprawie kapitanów przedstaw Komisję Turnieju.
2. Na odprawie sędziowskiej w pierwszym dniu zawodów przekaż w gotówce wynagrodzenie sędziom liniowym oraz głównym i skompletuj podpisy potwierdzające ten fakt (wzór rozliczenia tutaj).
3. Pod koniec zawodów, papierowe karty wyników, przekaż Ali Suszce lub jeśli jest nieobecna, innej osobie z Zarządu ZSF.
4. Wydrukowaną i podpisaną przez sędziów Kartę pomiaru psów (osoba odpowiedzialna: Monika Karczewska) przekaż Ali Suszce lub jeśli jest nieobecna, innej osobie z Zarządu ZSF.

PO

1. Starannie spakuj sprzęt, zrób zdjęcie palety, wypełnij ponownie protokół zdawczo-odbiorczy po zakończeniu zawodów i wyślij obydwie te rzeczy na maila zarządu! 
Skontaktuj się z Sebastianem Kołaczykiem w sprawie odesłania sprzętu.

Prosimy owinąć mocno folią do samego dołu!

Rozlicz się z zawodów
2. ZSUMUJ:

• liczba drużyn x 100 zł
• liczba handlerów bez licencji x 50 zł (nie dotyczy handlerów z drużyn zagranicznych)

3. ODEJMIJ od tego wynagrodzenia sędziów

• liczba liniowych x 100 zł
• liczba głównych x 200 zł

4. Końcową kwotę przelej na konto ZSF do 10 dni roboczych.
5. Do 10 dni roboczych po zakończeniu zawodów wyślij na adres mailowy zarządu JEDNEGO maila zawierającego:

• karty czasowe drużyn (z EJS),
• zapis EJS,
• rozliczenie wynagrodzeń sędziowskich wraz z ich podpisami,
• plik (np. Excel) zawierający informacje dotyczące opłat (punkt 1 i 2) – pamiętaj o wpisaniu nazwisk handlerów bez opłaconej licencji zawodniczej.

W razie pytań kontaktuj się z Marią Sołonczak!